Опановуй діловий етикет при спілкуванні по телефону

Без телефону сучасній людині - ніяк! З його допомогою ми виховуємо дітей, спілкуємося з чоловіками, дружимо ... А ще заробляємо гроші: призначаємо ділові зустрічі, обговорюємо нюанси договорів, продаємо та купуємо.

Але як часто, чітко дотримуючись правил ділового етикету при безпосередньому спілкуванні, ми допускаємо «ляпи» при спілкуванні по телефону!

І ці «ляпи» можуть коштувати дуже недешево, аж до припинення ділових відносин.

Опануй основні правила ділового етикету

Правило ділового етикету номер один: уникай дзвінків на домашній телефон. Більшість людей намагаються провести чітку межу між особистим життям і професійним.

Якщо дуже потрібної тобі людини немає на роботі і не відповідає мобільний, дзвінок на домашній телефон допустимий лише в разі нагальної потреби.

Не забудь попросити пробачення за мимовільне вторгнення на приватну територію, коротко виклади суть питання і домовся про зручний для співрозмовника час продовження розмови.

Правило ділового етикету номер два: до 9 ранку і після 10 вечора можна телефонувати лише друзям і знайомим. Дзвінок діловим партнерам допустимий тільки в тому випадку, якщо ти хочеш (і можеш!) запобігти фінансовому краху співрозмовника або плануєш повідомити його про те, що він щойно заробив мільйон і в його розпорядженні не більше однієї години, щоб отримати його. Інформація про міну, закладену під його крісло, цілком може почекати до ранку.

Правило ділового етикету номер три: якщо ти вперше телефонуєш незнайомій людині на мобільний, обов'язково відрекомендуйся і повідом про те, хто дав тобі її номер. Це - твій рекомендаційний лист. У більшості випадків після такого пояснення голос у телефонній трубці пом'якшується, його власник налаштовується на хвилю співпраці.

Правило ділового етикету номер чотири: не відбирай час у співрозмовника, постарайся вкластися в 3-5 хвилин. У більшості випадків цього цілком достатньо для того, щоб викласти суть питання й отримати відповідь на нього.

У випадку, якщо справа вимагає великих затрат часу, постався до дзвінка, як до ділової зустрічі, тобто заздалегідь домовся про час твого дзвінка та його максимальну тривалість. Такий підхід зручний не лише для твого партнера, а й для тебе: ти будеш впевнена в тому, що твій співрозмовник не перерве розмову на півслові через те, що в нього починається нарада. Першим закінчує розмову той, хто телефонував.

Правило ділового етикету номер п'ять: Май на увазі, що, згідно з етикетом, та людина, якій телефонують, може не називати себе першою. Тобто ім'я людини, якій ти зателефонувала, може прозвучати тільки після того, як ти назвеш себе. Розмова на зразок: «Алло! Хто це?»або«Здрастуйте! Куди я потрапила?»абсолютно неприпустима!

Правило ділового етикету номер шість: якщо ти підняла трубку робочого телефону, але телефонують не тобі, не питай ім'я того, хто телефонував: заміни це запитання коректним «Що переказати?».

Погодься: правила зовсім нескладні. Але від їх виконання залежить результативність ділової розмови.

Хочеш знати основні правила офісного дрес-коду? Іди за лінком.