Уранці у вас безліч планів і проектів, а ввечері ви розумієте, що так нічого й не встигли зробити. На жаль, із нами таке трапляється нерідко. Сьогодні вміння керувати своїм часом або тайм-менеджмент викладають в інститутах. Давайте розглянемо основні положення нової науки, яка допоможе нам грамотно розпоряджатися своїм часом.
3 категорії завдань
Ділимо наші завдання на три основні категорії: першочергові, другорядні й малозначущі.
Першочергові - це завдання, що не терплять зволікання.
Другорядні - завдання, які потрібно вирішити якомога швидше, хоча вони можуть трохи зачекати.
Малозначущі - завдання, які потребують вирішення, але терміни для цього не визначені. А значить, виконати їх можна в будь-який час.
Отже, важливо за день устигнути вирішити всі першочергові завдання та спробувати розібратися з другорядними. Якщо залишиться час, то можна виконати й малозначущі завдання.
Якщо ви неправильно розставите пріоритети, то протягом дня можете приділяти занадто багато часу тому, що не є для вас важливим. Тому головні завдання залишаються невиконаними.
Як вибирати пріоритети
Пропонуємо вам зробити це за принципом відомого американського громадського діяча Дуайта Ейзенхауера.
Отже, ділимо всі наші завдання на 4 групи.
1 група - завдання термінові, дуже важливі, виконати які треба самому й негайно.
2 група - завдання термінові, але неважливі. Незважаючи на всю їх терміновість, ці завдання можна делегувати підлеглим, які можуть із ними впоратися.
3 група - завдання нетермінові, але важливі. Їх потрібно виконувати самому, але намагатися не допустити, щоб вони ставали терміновими.
4 група - завдання нетермінові й неважливі. Від їх виконання потрібно взагалі відмовитися.
Четвертий тип завдань визначити дуже легко. Якщо протягом тижня щодня на сторінках вашого щоденника з'являються одні й ті ж невиконані завдання, значить, їх узагалі не варто виконувати.
Як виконати всі завдання?
Якщо пріоритети визначені, то при плануванні враховуйте 3 простих правила.
Правило 1. Планувати свій час потрібно регулярно, системно й послідовно.
Правило 2. Не варто впадати у крайнощі й планувати нереальний обсяг завдань, із якими неможливо впоратися. Плануйте лише частину свого робочого часу, наприклад 60%. 20% залиште для непередбачених завдань, ще стільки ж - для спонтанного часу (управлінська діяльність, творчість тощо).
Правило 3. Головна умова планування - складання планів у письмовому вигляді, встановлення часових рамок і обов'язкова фіксація своїх результатів.
А як ти вважаєш, чи варто керувати своїм часом?